Cодержание:
Каждому сотруднику бухгалтерии, кассы или другому должностному лицу, проводящему денежные операции, обязательно должно быть знакомы такие термины как «приходные и расходные кассовые ордера». Поскольку эти бумаги принадлежат к первичной документации кассовых процедур, к их заполнению необходимо отнестись максимально серьезно.
В данной статье мы ознакомимся с расходным кассовым ордером, детально рассмотрим его предназначение, сроки хранения и процедуру заполнения этого документа. В первую очередь можно обобщить сам термин этого «расходника».
Расходный кассовый ордер, или сокращённо РКО является документом, который относится непосредственно к первичным учётным документациям, с помощью которых проводится выплата денежных средств из кассы учреждения. Для заполнения такого ордера предусмотрен специальный бланк, о котором мы поговорим позже.
Зачем нужен расходный кассовый ордер в 2021 году?
Итак, для чего предназначен расходный кассовый ордер и когда его используют? Такой документ существует для учёта затрат суммы денежных средств, то бишь его оформляют, когда передаются деньги на руки должностному лицу какого-либо учреждения. Существуют несколько случаев, когда данная процедура необходима, к ним относятся:
- такой ордер составляется, когда вся денежная прибыль сдаётся в кредитное учреждение, а именно в банк для перевода средств на расчётный счёт. В специальном для этих операций бланке имеется определённая строчка «Основание», в которой следует прописать: «Наличная выручка для перечисления на расчётный счёт банка»;
- обязательным в написании расходника является передача денег под выписку (здесь имеется ввиду применение денег для проведения предпринимательской деятельности работником фирмы в интересах этого учреждения), наличные средства выплачиваются на основании письменно составленного заявления от получателя. Такой кассовый документ заполняют в свободной форме, который включает в себя сумму денег к выдаче и сроки, на которые она составляется;
- также расходник составляется в связи с выдачей наличных средств подчинённому фирмы для его личного расходования. Это может быть для командировочных трат или для материальной помощи и такое прочее. Здесь уже в строке «Основание» необходимо указать факт этих действий, то есть записать «для личных нужд»;
- аналогичные действия могут быть для выдачи денег на нужды организации. Для этого в ордере необходимо отметить, с какой целью предприятие нуждается в этих средствах. Обычно в строке для основания указывают следующие формулировки: «Выдача наличных средств с целью оплаты услуг» либо «Денежные средства для приобретения товара».
(Видео: “Оформление расходного кассового ордера”)
Форма КО-2
Ранее мы говорили уже о том, что для написания расходника предназначена определённая форма, которую утвердили Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1988 года №88. Такой бланк выдаётся всего в одном образце, который должен включать в себя обязательные подписи кассира, главного сотрудника бухгалтерии либо другого должностного лица.
Нужно помнить, что в случае, когда главного бухгалтера нет на месте, за него подпись должен оставить руководитель учреждения. А если же руководитель занимается учётом кассы фирмы самостоятельно, то есть без участия должностных лиц кассы и бухгалтерии, в написании расходника потребуется всего лишь его подпись.
Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера в 2021
Следующим шагом необходимо изучить саму процедуру заполнения расходного кассового ордера. С данной инструкцией обязан быть ознакомлен каждый сотрудник, проводящий денежные операции. Всем должно быть известно, что документы, связанные непосредственно с денежными средствами, контролируются фискальными органами РФ. Следовательно, чтобы избежать каких-либо проблем и вопросов необходимо крайне серьезно отнестись к заполнению такого рода документов.
Теперь перейдём непосредственно к инструкции по заполнению данного кассового протокола.
- Название организации, в которой проводится расход денег из кассы, требуется заполнить в поле «Организация». Здесь же в графу «Структурное подразделение» следует внести именно подразделение, которое выдаёт данный ордер. Однако не всегда такое подразделение присутствует, поэтому в иных случаях на его месте ставится прочерк.
- Далее обращаем внимание на табличный раздел, где присутствуют параметры «Номер документа» и «Дата составления». Номером является порядковое значение, присвоенное расходному ордеру из журнала регистрации по форме КО-3. В дату составления требуется записать тот день, в который проводится сама операция.
- Следующей в заполнении является таблица с параметрами «Кредит» и «Дебет». Здесь главное не запутаться и действовать согласно инструкции. В строку «Дебет» следует внести код структурного подразделения, если таковой имеется (в противном случае ставится прочерк) и номер счёта, по дебету которого расходуются денежные средства из кассы. Также при необходимости требуется внести код аналитического учёта по счёту (ставим прочерк, если такая запись не предусмотрена в учреждении).
В параметре «Кредит» необходимо внести номер счёта, по кредиту которого выдаются наличные средства. В поле «Код целевого назначения» при необходимости внести код, по которому отображается цель применения выданных наличных средств из кассы (в случае, когда здесь не предусмотрен этот код, ставим прочерк).
(Видео: “Расходный кассовый ордер. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?”)
Далее переходим к полю «Сумма, руб. коп.» В нём требуется указать сумму денег выданных из кассы учреждения. Здесь сумма указывать цифрами.
- Как только закончили с таблицей, переходим к следующей строке «Выдать». Здесь необходимо внести персональные данные лица, а именно ФИО, которому выдаются наличные средства.
- В поле «Основание» должно быть указано содержание данной операции, например «выдача материальной помощи».
- Переходим дальше к строке «Сумма». Для записи в этом поле существуют определённые правила. Здесь вносится сумма денежных средств, которые выдаются какому-либо сотруднику. Запись должна производиться прописными буквами с самого начала строки и с большой буквы. Копейки же записываются цифрами. Оставшееся свободное место в строке зачеркнуть.
- Идём дальше. Следующим полем является «Приложение». В него следует внести запись с реквизитами первичных документов, которые являются основанием для выдачи «налички» из кассы.
- Как только все данные из вышеперечисленных пунктов внесены, требуется проставить обязательные подписи, которые принадлежат руководителю и главному бухгалтеру организации.
После всех заполненных строк от лица, которое выдаёт наличные средства, далее необходимо рассмотреть процедуру заполнения бланка от сотрудника, который получает деньги.
- Для начала в поле «Получил» следует указать сумму наличных средств, который он получил из кассы учреждения. Под этой записью также требуется поставить подпись и дату получения.
- Как только деньги были выданы, кассир либо бухгалтер организации должен вписать персональные данные из документа, подтверждающего его личность. Для этого имеются специальные поля. Далее проставляется подпись кассира, выдавшего эти деньги.
- После этого, уполномоченное лицо, то есть кассир должен проверить документ на достоверность указанной информации в документе и подтвердить специальным штампом «ОПЛАЧЕНО».
- Как только всё было погашено, расходник должен остаться в кассе учреждения. Также существует специальный журнал, куда вносится запись о выданных деньгах.
Расходный кассовый ордер образец заполнения в 2021 году
Как вести расходный кассовый ордер и сколько хранить?
Любая учредительная организация обязана вести учёт бухгалтерской документации, которой принадлежат приходные и расходные кассовые ордера. Тем самым все операции по получении либо выдачи денег должны быть зафиксированы в специальном журнале, которому подлежит определённый бланк КО-3.
Однако стоит учесть, что существует и определённые сроки хранения первичных бумаг. Следовательно, все документы, которые относятся к кассовым процедурам, в том числе и расходники, имеют свой минимальный период сохранности, который составляет 5 лет. Исходя из этого, для сохранности расходных и приходных кассовых документов необходимо установить минимальный период.
Есть и исключения, которые связаны с отчётами по заработной плате. Такие бланки должны храниться в учреждении как минимум 75 лет.
Также нудно отметить, что если какие-либо документы применяются для решения судебных вопросов и разбирательств, их запрещается утилизировать до конца судебного процесса.
Ответственность за нарушение ведения кассовых операций
Согласно Налоговому кодексу РФ в статье 120 указано, что за неправильное оформление кассовых ордеров полагается ответственность, в которую входит материальный штраф.
Также здесь указано, что за нарушение требований по учёту приёма и выдачи денежных средств объектов налогообложения, когда такие действия были совершены в одном налоговом периоде, предусмотрены штрафы в размере 10.000 рублей.
Под нарушением таких требований имеется виду отсутствие всей первичной документации, в которые входят ПКО и РКО.
Помимо всего, отсутствие такой документации влечёт за собой отказ налоговых органов признавать указанные в бланке расходы учреждения для налогообложения прибыли либо единого налога благодаря упрощённой системе налогообложения.